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L'ANALISI - Smart working post lockdown: come praticarlo al meglio e le sfide per le aziende

Secondo Simone Colombo, specializzato in direzione del personale in outsourcing "la sfida futura per le aziende sarà avere un sistema gestionale che definisca e misuri gli obiettivi, lasciando il lavoratore libero di autodeterminare la propria attività"

» Cronaca Lavoro Redazione - 27/04/2020
Fonte: Photo by Christin Hume on Unsplash

Sicurezza digitale, comunicazione interna, engagement (ovvero l’interazione): sono questi, secondo c, esperto di direzione del personale in outsourcing, i tre aspetti fondamentali da tenere presente laddove lo smart working, il lavoro a distanza, si traducesse come scelta operativa futura di molte aziende. “Tenendo conto che il tessuto italiano è composto da PMI – spiega l’esperto - e che più del 40 per cento delle aziende utilizza lo smart working in modo informale, al rientro delle attività sarà necessario riformulare le organizzazioni anche alla luce di questa nuova esperienza”.

Se da una parte, infatti, questo sistema lavorativo sta colmando una situazione di emergenza, dove pur di non chiudere le aziende hanno fornito al personale di ufficio l’opportunità di lavorare da casa, dall’altra fa notare Colombo, “le stesse aziende dovranno investire sempre di più su questo strumento per il futuro in modo da proteggersi in caso di necessità salvaguardando così l’operatività”. Ecco, dunque, secondo l’esperto, i tre aspetti fondamentali per praticare uno smart working anche post lockdown.

LA SICUREZZA DIGITALE. “Molto spesso a casa, utilizzando dispositivi personali e non forniti dall’azienda, si tende a trascurare le misure di sicurezza - spiega Simone Colombo -, non si adottano (o non in maniera adeguata) sistemi antivirus/antimalaware, e si sottovalutano i piccoli rischi normalmente connessi alla navigazione in rete e solitamente accettati con ingenuità (accesso a siti pericolosi, download, ecc.)”. L’esperto fa poi notare come l’utilizzo di un dispositivo personale per accedere ai sistemi aziendali non è sicuro anche per “le connessioni di rete (Adsl, WiFi, ecc.) dove magari non si sono modificati i parametri standard, o le password amministrative, (disponibili con una semplice ricerca su Google)”. In uno scenario come questo, “è quindi alta la possibilità che qualcuno possa intercettare le nostre comunicazioni aziendali senza particolari difficoltà”. Il consiglio dell’esperto è, quindi, quello di “non usare sistemi personali, neppure per leggere la posta elettronica ma ricorrere sempre a dispositivi forniti dall’azienda sui quali dovrebbero essere attivi e verificati con regolarità sistemi di sicurezza adeguati”.

LA COMUNICAZIONE INTERNA. Fare smart working non significa semplicemente eseguire certe attività in remoto ma lavorare per obiettivi, prosegue l’esperto. “In pratica è una diversa organizzazione del lavoro che richiede una definizione chiara degli obiettivi, delle modalità di relazione all’interno del team e una comunicazione semplice, immediata, diffusa. "La soluzione è quella di utilizzare tools e applicazioni che permettano, da una parte di organizzare i lavori e, dall’altra un costante contatto con i colleghi”. “Allo stesso tempo - aggiunge Colombo -, è fondamentale l’attività di coordinamento. Per chi lavora a distanza qualche riunione in più da remoto è utile per chiarirsi e comprendere meglio le problematiche, tenendo alto il livello di collaborazione e di appartenenza del gruppo".

"Comunicare a distanza significa anche manifestare apertamente feedback ai propri colleghi, scegliere l’atteggiamento giusto nel condividere i propri pensieri, essere sempre aperti al confronto, coinvolgere il team nelle decisioni importanti”. “Certo, tutto questo è sempre importante a prescindere dal fatto che si lavori in smart working - chiarisce ancora l’esperto - ma la distanza e la diversa modalità di organizzazione del lavoro potrebbero far dimenticare questi aspetti che restano comunque rilevanti per il buon funzionamento di un team”.

L’IMPORTANZA DELL’INTERAZIONE. Il terzo aspetto riguarda la solitudine dello smartworker e gli effetti sull’engagement, quindi l’importanza dell’interazione. Lavorare da remoto può essere difficile per chi ha più bisogno di interazione; “siamo esseri umani e la relazione è alla base della nostra esistenza”. "Lavorare da casa - prosegue l'esperto - aumenta il senso di solitudine, ma soprattutto il livello di isolamento dall’organizzazione, favorendo talvolta il disingaggio. Lo smart working riduce le occasioni di confronto con i colleghi e la possibilità di condividere momenti di pausa, come quello alla macchinetta del caffè". “Per questo motivo, è necessario mantenere una comunicazione aperta, supportata magari da strumenti di instant messaging o da sistemi di feedback continuo che verifichino il polso della situazione”. “Sempre di più vengono sviluppate piazze virtuali - spiega l’esperto -, ovvero veri e propri social aziendali proprio per mantenere quelle situazioni 'da macchina del caffè' che aiutano al confronto, alla conoscenza ed alla risoluzione dei problemi”.

LA SFIDA FUTURA PER LE AZIENDE. Ma come si possono superare questi ostacoli e quali sono le modalità concrete per farlo? “La sfida futura per le aziende - risponde Colombo - sarà quella di riuscire ad avere un sistema di gestione che definisca gli obiettivi per ogni area di lavoro e riesca a misurarli, ora che nella misurazione manca la variabile tempo e spazio e soprattutto non è possibile indire riunioni o verifiche quando si vuole, lasciando il lavoratore libero (ma al contempo abbandonato) di autodeterminare la propria attività". "Bisognerà ripensare i singoli reparti, a cascata e con un’organizzazione divisa secondo cicli temporali (trimestrali, semestrali o annuali): tutti, dall’amministratore delegato in giù, devono avere dei compiti da raggiungere (i keyresults), chiari, definiti, misurabili, specifici, concreti. I keyresults devono essere coerenti con l’obiettivo primario aziendale, trasparenti e verosimili”. “Sicuramente le aziende dovranno ragionare, iinsieme ad esperti al di fuori della loro azienda su come rendere lo smart working uno strumento efficace o 'di riserva' - cocnlude Colombo - per non trovarsi impreparati di fronte ad altri ed eventuali periodi di isolamento”.